2 342 операции в месяц: девять реальных кейсов автоматизации с Robee
От HR-задач до клиентского сервиса: разбираем, какие процессы передали программным роботам и как это экономит бизнесу около 178 часов ручной работы ежемесячно.
Получить приказ, найти табельный номер, перенести данные из Excel, проверить информацию в нескольких системах и отправить письмо — на одну такую операцию уходит несколько минут. Но если сотрудники повторяют эти действия сотни раз в месяц, небольшие задачи превращаются в десятки часов ручной работы.
Чем больше операций, тем больше времени HR-команда тратит на переключение между документами, почтой и корпоративными системами. При этом задачи выполняются по одному и тому же сценарию, значит, их можно автоматизировать.
Для таких задач Beeline Business предлагает RPA-решение Robee. RPA (Robotic Process Automation) — это технология роботизированной автоматизации процессов. Программный робот выполняет заданную последовательность действий: открывает приложения, переносит и проверяет данные, работает с документами и отправляет письма. Robee может взаимодействовать с Excel, электронной почтой и корпоративными системами, включая 1С, SAP, CRM и ERP.
Ниже — девять реальных кейсов автоматизации HR- и сервисных процессов. В сумме программные роботы выполняют 2 342 операции в месяц и экономят командам около 178 часов ручной работы. Разберем, какие задачи им передали и какие результаты получил бизнес.
Кейс 1. Ознакомление сотрудников с приказами на отпуск
Раньше HR-специалист вручную выгружал приказ из внутренней системы, находил сотрудника по табельному номеру, прикреплял документ к его профилю и отправлял ссылку для подписания ЭЦП.
Теперь эту последовательность выполняет робот: получает приказ, определяет нужного сотрудника, загружает документ в HR-систему и направляет ссылку на подписание.
- 500 операций в месяц;
- 41,6 часа экономии ежемесячно;
- обработка одной операции занимает 1 минуту вместо 5.
Кейс 2. Сопровождение процесса увольнения
При увольнении сотрудника HR-специалисту нужно проверить данные в нескольких внутренних системах, уточнить информацию о подотчетных средствах и товарно-материальных ценностях, подготовить обходной лист и уведомить ответственных коллег.
Теперь эту последовательность выполняет робот: получает данные об увольняющемся сотруднике, проводит необходимые проверки, создает обходной лист в SharePoint и отправляет уведомление по электронной почте.
- 111 операций в месяц;
- 37 часов экономии ежемесячно;
- обработка одной операции занимает 5 минут вместо 20.
Кейс 3. Учет рабочего времени сменных сотрудников
При сменном графике данные о рабочих часах необходимо регулярно переносить из табеля в корпоративную систему и проверять итоговое количество часов. Раньше сотрудник выполнял эти действия вручную для каждого человека.
Теперь робот находит нужного сотрудника во внутренней системе, переносит данные из Excel, сохраняет их и проверяет итоговое количество часов.
- 40 операций в месяц;
- 5,3 часа экономии ежемесячно;
- обработка одной операции занимает менее минуты вместо 8 минут.
Кейс 4. Подготовка страховых карт сотрудников
При подготовке страховых карт данные из Excel необходимо перенести в SharePoint и сохранить для каждого сотрудника. При большом количестве записей эта механическая работа отнимает у HR-команды заметное время.
Робот открывает сетевую папку и файл со страховыми картами, переносит данные в нужные поля SharePoint и сохраняет готовую запись.
- 1 000 операций в месяц;
- 33,3 часа экономии ежемесячно;
- обработка одной операции занимает 20 секунд вместо 2 минут.
Кейс 5. Возмещение затрат по конструктору льгот
После одобрения возмещения необходимо перенести сумму из служебной записки во внутреннюю финансовую систему и направить данные бухгалтеру. Теперь эту последовательность выполняет робот.
Он открывает заявку, отмечает ее как принятую в работу, копирует одобренную сумму, вносит данные в систему и отправляет информацию на подтверждение бухгалтеру.
- 52 операции в месяц;
- 13 часов экономии ежемесячно;
- обработка одной операции занимает 10 секунд вместо 15 минут.
Кейс 6. Назначение курсов по технике безопасности новичкам
Новым сотрудникам необходимо своевременно назначить обязательное обучение и проверить его прохождение. Робот формирует отчет, заполняет данные кандидата и назначает нужный курс.
После завершения обучения робот собирает информацию по пройденным модулям и формирует итоговый отчет.
- 78 операций в месяц;
- 5,2 часа экономии ежемесячно;
- обработка одной операции занимает менее 2 минут вместо 4.
Кейс 7. Повторное назначение курсов по технике безопасности
Если сотрудник не завершил обязательный курс, обучение необходимо назначить повторно. Раньше специалисту приходилось вручную проверять статус каждого пользователя.
Теперь робот находит сотрудника в системе обучения, проверяет наличие незавершенных курсов и повторно назначает их.
- 80 операций в месяц;
- 10,6 часа экономии ежемесячно;
- обработка одной операции занимает 3 минуты вместо 8.
Кейс 8. Рассылка опросника новым сотрудникам
Чтобы собрать обратную связь от новых сотрудников, HR-команде нужно регулярно обновлять список получателей и отправлять каждому ссылку на опрос.
Робот открывает файл со списком новичков, выбирает данные за текущий месяц и рассылает опросники через корпоративный сервис.
- 450 операций в месяц;
- 7,5 часа экономии ежемесячно;
- обработка одной операции занимает 30 секунд вместо 1 минуты.
Кейс 9. Формирование списка для развозки
Этот сценарий относится к клиентскому сервису. Для организации развозки необходимо собрать смены сотрудников, адреса и данные о доступных машинах в одном файле.
Робот сортирует смены за день, экспортирует данные, переносит их в Excel, объединяет с адресами и реестром машин и сохраняет готовый список.
- 31 операция в месяц;
- около 23,8 часа экономии ежемесячно;
- обработка одной операции занимает 14 минут вместо 60.
Что получает бизнес и с чего начать
Роботизация сокращает время на повторяющиеся операции и ручной перенос данных между системами. Командам больше не нужно раз за разом выполнять одну и ту же последовательность действий: открывать документы, искать информацию, переносить данные и отправлять письма. Освободившееся время сотрудники могут направить на работу с людьми, развитие процессов и задачи, где нужны экспертиза и принятие решений. При росте объема операций робот продолжает выполнять тот же сценарий, поэтому бизнес может масштабировать процесс без пропорционального увеличения ручной нагрузки.
Для старта не нужно автоматизировать все процессы сразу. Достаточно выбрать одну задачу, которая регулярно повторяется, выполняется по понятным правилам и занимает у сотрудников заметное время. Команда Beeline Business проанализирует процесс, предложит подходящий сценарий, разработает и протестирует робота, поможет внедрить решение и обучит сотрудников. После запуска специалисты Beeline Business обеспечат поддержку и сопровождение.
Расскажите, какой процесс отнимает больше всего времени у вашей команды, — специалисты Beeline Business помогут оценить возможности его автоматизации с помощью Robee. Напишите нам!