10 золотых правил автоматизации процессов RPA

Появление технологий автоматизации роботизированных процессов (RPA) в разы увеличило число разговоров об автоматизации бизнеса и предприятий. Однако далеко не каждой компании удается перейти к масштабной и стабильной автоматизации. У RPA есть целый ряд подводных камней. Чтобы их появление не было сюрпризом для специалистов по автоматизации приводим адаптированный перевод результатов исследования американской компании Forrester Research, которая специализируется на исследованиях рынка и консультациях по влиянию технологий на бизнес.

На рассвете интерес к автоматизации процессов был вызван сильным коммерческим предложением: сокращение расходов на повторяющиеся, предсказуемые задачи, которые могут выполняться программными роботами также, как людьми. Далее это предложение расширялось за счет развития технологии. За последние пять лет программное обеспечение для RPA стало умнее и устойчивее за счет появления текстовой аналитики, связи с машинным обучением и появлением внутри технологии разговорного интеллекта. Но самое главное — RPA стала основой интеллектуальной автоматизации процессов. У этой технологии есть будущее, но не без «но»:

1. Масштабирование технологии остается ее «ахиллесовой пятой». Более половины RPA программ по всему миру внедряют менее 10 роботов в работу. К тому же всего 19% внедренных RPA программ находятся на продвинутом уровне использования. Происходит это из-за фрагментированного внедрения автоматизации, несовершенных моделей внутреннего управления бизнеса и попыток автоматизировать слишком сложные и комплексные задачи.
2. Корпоративным программам автоматизации не хватает импульса, чтобы вложения в RPA соответствовали ожидаемым показателя возврата инвестиций (ROI). Инвестиции в RPA включают не только программное обеспечение, но и команду с инфраструктурой разработки. При этом наиболее сложной задачей для команды становится стандартизация процессов, которые потом можно автоматизировать. Лишь 25% компаний понимают это и стремятся вернуть инвестиции за счет увеличения числа задач и процессов, которые можно автоматизировать.
3. Поиск достаточного количества процессов для автоматизации является основной сложностью масштабирования RPA. Оправдать затраты на автоматизацию можно лишь созданием роботов для задач, которые просты и понятны, но при этом повторяются большое количество раз. При этом компании, которые внедряют автоматизацию сталкиваются с тем, что обнаруживают несколько вариантов выполнения одних и тех же задач, а при текущем уровне развития RPA внедрять вариативность решений задач достаточно сложно.

Несмотря на наличие этих «но» RPA внедрять можно и нужно. 10 золотых правил внедрения автоматизированных процессов помогут бизнесу сокращать затраты и обеспечивать устойчивость развития в условиях изменения рынков после пандемии.

Правило 1. Внедряйте RPA в рамках стратегий цифровой трансформации бизнеса.

Сокращение затрат не единственная цель RPA. Автоматизация может быть гораздо более широким процессом в бизнесе и затрагивать другие его аспекты. Американские компании Unum, которая занимается страхованием, и CRISIL, которая является агентством по ценным бумагам, смогли значительно улучшить процессы обслуживания своих клиентов с помощью RPA, чем добавили этому внедрению еще одну ценность, помимо сокращения расходов на выполнение задач.

Правило 2. Учитывайте косвенные расходы на внедрение RPA.

Многие компании не учитывают необходимость лицензировать роботов для доступа к внешним системам. Например, такое лицензирование требуется, когда задача робота заключается в доступе к внешним SAP системам, который является платным, потому что равносилен лицензии на еще одного пользователя.

Правило 3. Относитесь к RPA как к корпоративной платформе.

Простота развертывания RPA может оказаться обманчивой. К системам автоматизации следует относиться также, как и к любым другим цифровым корпоративным системам, то есть учитывать связи с другими корпоративными технологиями, влияние на безопасность и конфиденциальность документации и пользовательских данных.

Правило 4. Защищайте роботов RPA по принципу «нулевого доверия».

Роботы — такие же сотрудники как и люди, только цифровые. У них должны быть политики идентификации и авторизации, время начала и окончания работы, процедуры обучения, собственные менеджеры и даже причины для увольнения. Все, как у людей.

Правило 5. Создавайте конвейерную систему автоматизации процессов.

Приступая к автоматизации или только рассматривая возможность ее внедрения следует следить за всеми процессами в компании. Многие успешные кейсы демонстрируют, что команды внедрения RPA создали некий конвейер последовательных процессов, на котором рассматривали возможность автоматизации тех или иных процессов и принимали решения об их внедрении на основе подробной оценки.

Правило 6. Сначала улучшайте и стандартизируйте процессы, а затем приступайте к автоматизации.

Изменения процессов или их стандартизация могут требовать дополнительных вложений, но это окупается благодаря устойчивости этих процессов в автоматизированном состоянии.

Правило 7. Внедряйте RPA вместе с искусственным интеллектом, но не сразу.

Если ваш бизнес подразумевает возможность использовать искусственный интеллект для работы с клиентами, то не торопитесь внедрять его вместе с автоматизированными процессами. AI это вероятностная технология, а RPA строго детерминированная. Это значит, что в определенные моменты они могут не совпадать. Поэтому сначала нужно стандартизировать процессы с участием AI, а затем автоматизировать их.

Правило 8. Учитывайте другие инновационные инициативы при внедрении RPA в компанию.

В первую очередь RPA должна оказывать воздействие на внутренние процессы, которые гарантируют достижение результатов согласно бизнес-модели. Но с развитием RPA технология может оказать воздействие на другие инновации, поэтому закладывать это в разработку следует сразу.

Правило 9. Создавайте автоматизированные процессы для людей.

Полностью роботизированные задачи и процессы — научная фантастика. Люди остаются более значимыми в процессе достижения целей бизнеса. Например, в Beeline внедряют RPA, но с целью разгрузить сотрудников, а не заменить их.

Правило 10. Формируйте правильное отношение к автоматизации.

Следуя предыдущему правилу, также важно объяснять роль автоматизации в работе. Да, RPA может полностью заменить человека при выполнении определенных задач, но не полных процессов. У технологии есть границы, но и они могут расширяться со временем. Интеграция RPA с машинным обучением и искусственным интеллектом этому способствует. Поэтому рассматривайте автоматизацию не как альтернативу, а как первичный метод выполнения задач.

Всегда помните, что начать работать с RPA очень просто, но гораздо сложнее полностью освоить эту технологию. Создание первого робота не займет много времени, а вот над масштабированием придется постараться. Никогда не относитесь к автоматизации, как к отвлеченной системе. Она является такой же корпоративной системой, как и другие в компании. Поэтому нужно всегда помнить о безопасности и конфиденциальности. И, наконец, стройте автоматизированные процессы для людей. Ваши сотрудники могут стать серьезным препятствием при построении автоматизированных процессов, а могут сделать процесс внедрения RPA проще, если правильно поймут цель этой технологии и ее роль в их работе.

Если вы хотите автоматизировать процессы в своей компании, то делайте это вместе с сервисом RoBee от Beeline. Оставляйте заявку на сайте, и специалисты сервиса помогут разобраться с масштабами внедрения и расскажут, как это сделать наиболее эффективно.