Что такое RPA и почему это нужно бизнесу
20 ноября в прямом эфире радиостанции Business FM ведущие говорили о роботизации бизнес-процессов внутри компаний. На вопросы ведущих отвечал Александр Нуреев, начальник отдела по роботизации процессов Beeline Kazakhstan. Полную запись эфира можно посмотреть в видео, а в самом материале приводим основные тезисы из интервью.
В любом бизнесе есть повторяющиеся задачи: сформировать документы, отправить их, внести в базу данных, уведомить кого-то и так далее. Каждая из этих задач является элементом большого бизнес-процесса, которая следует после выполнения предыдущей и инициирует постановку следующей. Например, в бухгалтерии огромное количество процессов и их можно разделить на отдельные задачи и автоматизировать: сверка накладных или начисление заработных плат. Настроив автоматизацию однажды, процесс будет выполняться самостоятельно на постоянной основе.
Автоматизированный процесс также можно изменять и адаптировать под меняющиеся условия. Идеальную картину можно сложить из ситуации, когда автоматизированный процесс сам понимает, как изменяется среда, и самостоятельно вносит изменения в свою работу. Однако, пока технология RPA находится в зачаточном состоянии, и компании-производители программного обеспечения для RPA еще не научили искусственный интеллект адаптироваться под изменяющийся контекст. Такие навыки роботизированные процессы могут получить в ближайшие 5-10 лет.
RPA часто называют «роботом», но это не робот в обыденном понимании, а виртуальная программа, запрограммированная для выполнение определенных действий. В среде RPA таких роботов может быть несколько. Mining процесс — первый робот, с которым сталкивается бизнес. Это приложение, которое устанавливается на компьютеры сотрудников и собирает данные о процессах, которые выполняются сотрудниками. После сбора необходимой информации робот выдвигает предложения по автоматизации выполняемых процессов.
Автоматизированный сбор и анализ процессов в компании применим в уникальной среде бизнеса, однако есть и очень схожие процессы. Например, системы управления торговлей и бухгалтерией 1С используются практически в каждом бизнесе в Казахстане. Создав рабочий алгоритм для одного вида бизнеса, его можно перенести и на другой с небольшими изменениями. Поэтому скорость развития RPA с каждым разом увеличивается.
С высокой скоростью роботизированные процессы развиваются и внутри Beeline. Первый процесс, который был запущен в компании в ноябре 2019 года был нацелен на проверку поставщиков услуг и товаров. Перед принятием решения о работе с поставщиком необходимо проверить его благонадежность. Делается это через сверку с различными базами данных. Процесс сверки как раз и был роботизирован, высвободив огромное количество времени ответственного сотрудника и исключив риски принятия неверных решений. К концу 2020 года в Beeline уже имеется более 90 автоматизированных процессов, которые экономят до 7000 часов сотрудникам ежемесячно.
Успешное внедрение автоматизированных процессов внутри компании позволило выйти с этим решением на рынок. Совместно с крупнейшей в Казахстане розничной сетью магазинов был реализован пилотный проект по автоматизации сверки актов выполненных работ. Ритейл работает с большим числом контрагентов, которые поставляют товары и услуги, и согласно налоговому законодательству, поставщик и покупатель обязаны подписывать акты выполненных работ. Во время пилота сначала был разработан робот, который умеет распознавать электронные акты выполненных работ (сканированные копии или фотографии разного качества). При тестовом распознавании робот смог распознать 96 актов выполненных работ из 100 и превратить их в цифровые данные, которые в дальнейшем можно сверить с базой данных сети магазинов. Сверка 100 актов выполненных работ у бухгалтера заняла бы несколько часов, а роботизированный процесс выполнил эту задачу за одну минуту.
В такой ситуации может показаться, что роботы могут полностью заменить сотрудников и стать причиной увольнений. Однако, по данным консалтинговой компании McKinsey&Company автоматизировать можно только 60% должностей в компаниях. Более того, лишь 70% задач, которые выполняют сотрудники, занимающие эти должности, поддаются автоматизации. 30% других обязанностей роботы выполнять не могут.
В задачах, где роботы все же применимы, компании могут экономить серьезные финансовые средства, несмотря на то, что стоимость одного робота составляет 8000 евро в год. Однако, роботы работают 24 часа в сутки и без выходных. Для того, чтобы заменить в круглосуточном формате робота потребуется 3 сотрудника, которые будут сменять друг друга через каждые 8 часов. Что касается скорости работы, то у роботов она в 4 раза выше, чем у человека. Таким образом, чтобы заменить одного робота требуется уже 12 сотрудников. Допустим это бухгалтеры с зарплатой 120 000 тенге в месяц. На 12 бухгалтеров в год придется потратить 17 280 000 тенге, что примерно равно 34 000 евро. Поэтому содержать одного робота за 7 000 евро в год гораздо выгоднее, чем содержать 12 бухгалтеров. При этом роботы не совершают ошибок. Высвобожденное время от выполнения рутинных задач можно перераспределить на выполнение других, где участие роботов невозможно.
Что касается выбора процессов, которые необходимо автоматизировать, то к этой работе нужно подходить исходя из двух критериев. Во-первых, автоматизация процесса должна экономить значительное количество времени, во-вторых, процесс должен быть простым и легко поддаваться описанию в виде последовательных шагов. Если в вашей компании есть такие процессы, то в Beeline могут их роботизировать. Переходите на официальный сайт компании и ознакомьтесь с услугами по направлению RPA.