8 примеров использования роботизации процессов в HR

В одном из материалов мы рассказывали, какие направления внутри компаний наиболее привлекательны для автоматизации бизнес-процессов. В их числе было и управление персоналом. В этом материале приводим адаптированный перевод статьи венгерской компании UiPath, которая занимается автоматизацией бизнес-процессов с 2005 года. В статье говорится о видах бизнес-процессов в сфере управления персоналом, автоматизация которых высвобождает уйму времени для более важных задач, в которые могут погружаться HR-специалисты.

По данным Deloitte (международная аудиторская и консалтинговая компания), почти половина HR-компаний по всему миру после развертывания автоматизированных бизнес-процессов получили от 10% до 20% сокращения расходов не только в области управления персоналом, но в остальных бизнес-процессах в том числе. Автоматизированные бизнес-процессы упрощают адаптацию сотрудников к работе в компаниях и ускоряют ее в 10 раз, а период возвращения инвестиций в автоматизацию в среднем составляет 4 месяца.

Говоря об автоматизации процессов в сфере управления персоналом, подразумевается как автоматизация программного обеспечения, на котором работают сотрудники, так и самих формализованных бизнес-процессов. В целом, RPA помогает улучшить процедуры набора, адаптации и увольнения сотрудников, управлять данными о сотрудниках, контролировать выполнение нормативных требований и администрировать заработные платы сотрудников. Рассказываем подробнее о каждом из примеров.

1. Отбор резюме и составление окончательного списка кандидатов

Каждая вакансия имеет ряд требований, которые выставляются кандидатам. Специалисты отдела кадров тратят уйму времени на просмотр этих резюме. Вместо этого можно запустить робота, который автоматически проанализирует резюме и выберет только те, которые соответствуют требованиям.

2. Рассылка писем кандидатам

После проверки резюме роботом, составляется шортлист (shortlist) — список кандидатов, которые будут приглашены на собеседования. Для них роботом также будет сгенерировано и отправлено официальное письмо. Кстати, для тех, кто не прошел этап отбора роботом тоже может быть создано письмо с отказом.

3. Адаптация новых сотрудников

Новичкам не всегда просто адаптироваться в новой компании, особенно если она крупная и имеет множество бюрократизированных процессов. Попадая в базу-данных сотрудников, у человека должна появится рабочая учетная запись для внутренней системы, ему нужно вручить электронный ключ для доступа на рабочее место, ему нужно создать почтовый ящик, выделить оборудование и так далее. Когда этим процессом руководит робот, то скорость адаптации увеличивается до 10 раз. Учетная запись пользователя может автоматически активировать определенный шаблон для рабочего процесса адаптации, что упрощает весь процесс.

На видео ниже можно наглядно посмотреть, как в этой задачей справляется автоматизированный процесс в концерне BMW.

4. Управление командировками и расходами

Не всегда отчеты сотрудников по командировкам являются точными и верными. Их часто приходится корректировать и еще чаще получать позже крайнего срока сдачи. При автоматизации этого процесса снижается риск ошибки в расчетах, потому что робот может. автоматически отслеживать назначение командировочных платежей и одобрять те, которые соответствуют требованиям. В. конечно итоге, зная о расходах, робот также может сформировать итоговый отчет по расходам в командировке.

5. Управление данными сотрудников

Сотрудники в компаниях имеют множество категорий: бывшие, настоящие, внештатные, потенциальные и так далее. На каждого из них распространяются различные требования и правила, которые касаются льгот или заработных плат. Все эти данные хранятся в базах данных и зачастую в разрозненных. Сопоставлять информацию из разных баз данных вручную, чтобы применить на сотрудника действие какого-либо правила может занимать слишком много времени. В такой ситуации робот мог бы собирать нужные данные из разных баз данных в считанные секунды. Ответственному сотруднику останется лишь принять решение.

6. Отслеживание посещаемости

В компаниях с 20 штатными сотрудниками уже сложно отслеживать посещаемость и присутствие на рабочем месте. А что если в компании таких сотрудников 200 и у каждого свои правила нахождения на работе? Тут максимально полезным будет робот, который не просто зафиксирует время прихода и ухода сотрудников, но также выявит ярых прогульщиков и наиболее ответственных. Более того, с критических ситуациях, как пандемия, данные робота могут рекомендовать распределение нагрузки между отделами в случае, если большая часть штата вынужденно находится на больничном.

7. Управление заработной платой

Расчет заработной платы — пример повторяющейся монотонной задачи. Она может складываться из разных факторов и специалистам отдела кадров нужно все их учитывать, чтобы начислить именно ту зарплату, которую сотрудник заслужил. Роботы сводят риск ошибки к нулю, а также значительно сокращают время подсчета и начисления. Отсутствие просроченных платежей положительно скажется на уровне удовлетворенности работой сотрудников.

8. Соблюдение требований и отчетность

Отношения сотрудников и работодателей регулируются трудовым законодательством. Оно претерпевает очень много изменений и применение этих изменений занимает много времени сотрудников. Если интегрировать в систему робота, который будет переносить данные из законодательной системы в работу компании, то это поможет не только ускорить процесс, но и избавиться от проблем с отсутствием требований законодательства.

Роботизация процессов в HR не единственный способ улучшить работу компании в этом направлении, но это действенный метод. Когда бизнес растет, то увеличивается и монотонная работа в отделе кадров. Его можно расширять новыми специалистами, а можно создавать правила и передавать их контроль в руки роботов, что в конечном итоге влияет на эффективность работы и финансовую экономию.