Виртуальная АТС и функция IVR: чтобы эффективно управлять всеми вызовами

Большинство компаний, специализирующихся в области электронной коммерции, сталкиваются с трудностями при управлении входящими звонками. Для таких ситуаций разработана эффективная система управления вызовами, которая нацелена на то, чтобы удовлетворять потребности всех клиентов. Подключить IVR, или интерактивное голосовое меню, можно в рамках услуги Виртуальная АТС от Beeline Business.

Что такое IVR?

Интерактивное голосовое меню – это система предварительно записанных голосовых сообщений, которая выполняет функцию маршрутизации звонков. Сервис дает возможность автоматически принимать и совершать звонки в соответствии с параметрами, выбранными пользователями.

Наличие функции IVR значительно упрощает взаимодействие с клиентами: каждый входящий абонент направляется определенному специалисту, который поможет и ответит на вопросы клиента. Система IVR автоматически предлагает интерактивное меню, чтобы абонент мог выбрать услугу, к которой он хочет получить доступ. При этом вызов перенаправляется специалисту, который лучше всего разбирается в этой услуге. Другими словами, IVR помогает клиенту посредством кнопок телефона или голоса перевести звонок на добавочный номер необходимого отдела или сотрудника.

Задачи интерактивного голосового меню

IVR выполняет роль администратора и справляется со своей функцией в разы эффективнее обычных сотрудников, что позволяет любому бизнесу иметь в своем распоряжении Виртуальную АТС с эффективными функциями. Во-первых, интерактивное голосовое меню дает возможность записывать несколько голосовых сообщений, которые передаются во время звонка клиенту в зависимости от его запроса. В этой ситуации IVR выполняет роль виртуального автоответчика, который эффективно управляет входящими звонками.

Среди сообщений, которые можно настроить с помощью интерактивного голосового меню, можно выделить следующие виды.

• Приветственное сообщение – именно его услышит клиент, когда позвонит в вашу компанию в первый раз, причем это может быть как простое приветствие, так и меню с множественным набором, позволяющее системе перенаправлять абонента на нужного специалиста. Пример такого сообщения: «Здравствуйте! Вы позвонили в «Службу доставки счастья». Для связи со специалистом отдела продаж нажмите 1. Для получения информации о товаре нажмите 2»
• Ожидающее сообщение – используется в ситуациях, когда система связывает вызывающего абонента с конкретным сотрудником. Пример такого сообщения: «Ожидайте, связываем вас с нужным специалистом»
• Сообщение о том, что компания сегодня не работает – в данном случае звонящий получает уведомление о том, что сегодня офис не работает, а также подробную информацию о текущих часах работы. Это интересный вариант взаимодействия, который дает возможность сообщить клиенту о том, почему он не смог дозвониться, когда сможет перезвонить. Пример такого сообщения: «Здравствуйте! К сожалению, сегодня мы не работаем. Вы можете связаться с нами в будние дни с 8 до 17 часов или же заказать обратный звонок»

Выгода для бизнеса

1. Повышение качества обслуживания клиентов. IVR позволяет перенаправлять звонок определенному специалисту в течение нескольких секунд. Звонящему не нужно тратить время на поиски телефона нужного сотрудника или на ожидание, пока секретарь соединит его с менеджером
2. Поддержание имиджа компании. Внедрение IVR предлагает клиентам персонализированный прием, а также быстро и эффективно решает их вопросы, что, несомненно, ведет к улучшению имиджа любой компании в глазах клиентов
3. Увеличение продаж. Интерактивное голосовое меню обеспечивает профессиональное обслуживание – клиенты чувствуют себя более уверенно при покупке товара или услуги
4. Поддержка и помощь 24/7. Даже в нерабочее время IVR автоматически отвечает на звонки клиентов, информируя их о времени, когда они могут связаться с нужным специалистом
5. Сокращение количества ошибок, связанных с человеческим фактором. Интерактивное голосовое меню позволяет работать быстрее и эффективнее, одновременно предоставляя более качественный сервис с учетом запроса клиента

Убедиться в возможностях функции IVR можно, подключив услугу Виртуальная АТС от Beeline Business. Сделать это можно в режиме онлайн по ссылке https://beeline.kz/b2b/ru/form