Айына 2 342 операция: Robee көмегімен автоматтандырудың тоғыз нақты кейсі
HR-міндеттерден клиенттерге қызмет көрсетуге дейін: қандай процестер бағдарламалық роботтарға берілгенін және бұл бизнестің ай сайын шамамен 178 сағат қолмен орындалатын жұмысын қалай үнемдейтінін талдаймыз.
Бұйрықты алу, табельдік нөмірді табу, деректерді Excel-ден көшіру, бірнеше жүйедегі ақпаратты тексеру және хат жіберу – осындай бір операцияға бірнеше минут кетеді. Бірақ егер қызметкерлер бұл әрекеттерді айына жүздеген рет қайталаса, шағын міндеттер ондаған сағаттық қолмен орындалатын жұмысқа айналады.
Операциялар неғұрлым көп болса, HR-команда құжаттар, пошта және корпоративтік жүйелер арасында ауысуға соғұрлым көп уақыт жұмсайды. Бұл ретте міндеттер бір сценарий бойынша орындалады, демек, оларды автоматтандыруға болады.
Мұндай міндеттер үшін Beeline Business Robee RPA-шешімін ұсынады. RPA (Robotic Process Automation) — процестерді роботтандырылған автоматтандыру технологиясы. Бағдарламалық робот әрекеттердің берілген ретін орындайды: қосымшаларды ашады, деректерді тасымалдайды және тексереді, құжаттармен жұмыс істейді және хаттар жібереді. Robee Excel-мен, электрондық поштамен және 1С, SAP, CRM және ERP сияқты корпоративтік жүйелермен өзара әрекеттесе алады.
Төменде — HR- және сервистік процестерді автоматтандырудың тоғыз нақты кейсі. Жалпы, бағдарламалық роботтар айына 2 342 операцияны орындайды және командаларға шамамен 178 сағат қолмен орындалатын жұмысты үнемдейді. Оларға қандай міндеттер берілгенін және бизнестің қандай нәтижелер алғанын талдайық.
Кейс 1. Қызметкерлерді демалысқа шығу туралы бұйрықтармен таныстыру
Бұрын HR-маман бұйрықты ішкі жүйеден қолмен жүктеп, қызметкерді табельдік нөмірі бойынша тауып, құжатты оның профиліне тіркеп, ЭЦҚ арқылы қол қою үшін сілтеме жіберетін.
Енді бұл ретті робот орындайды: бұйрықты алады, қажетті қызметкерді анықтайды, құжатты HR-жүйеге жүктейді және қол қоюға сілтеме жібереді.
● ай сайын 41,6 сағат үнемдеу;
● бір операцияны өңдеу 5 минуттың орнына 1 минутты алады.
Кейс 2. Жұмыстан шығару процесін сүйемелдеу
Қызметкерді жұмыстан шығарған кезде HR-маман бірнеше ішкі жүйедегі деректерді тексеруі, есеп беруге жататын қаражаттар мен тауарлық-материалдық құндылықтар туралы ақпаратты нақтылауы, айналма парақты дайындауы және жауапты әріптестерге хабарлауы қажет.
Енді бұл ретті робот орындайды: жұмыстан шығарылатын қызметкер туралы деректерді алады, қажетті тексерулерді жүргізеді, SharePoint-те айналма парақты жасайды және электрондық пошта арқылы хабарлама жібереді.
● бір операцияны өңдеу 20 минуттың орнына 5 минутты алады.
Кейс 3. Ауысымдық қызметкерлердің жұмыс уақытын есепке алу
Ауысымдық кесте болған кезде жұмыс сағаттары туралы деректерді табельден корпоративтік жүйеге үнемі көшіріп, сағаттардың жалпы санын тексеру қажет. Бұрын қызметкер бұл әрекеттерді әр адам үшін қолмен орындайтын.
Енді робот ішкі жүйеден қажетті қызметкерді табады, деректерді Excel-ден көшіреді, оларды сақтайды және сағаттардың жалпы санын тексереді.
● бір операцияны өңдеу 8 минуттың орнына бір минуттан аз уақытты алады.
Кейс 4. Қызметкерлердің сақтандыру карталарын дайындау
Сақтандыру карталарын дайындау кезінде Excel-ден деректерді SharePoint-ке көшіріп, әр қызметкер үшін сақтау қажет. Жазбалар көп болған кезде бұл механикалық жұмыс HR-команданың айтарлықтай уақытын алады.
Робот желілік қалтаны және сақтандыру карталары бар файлды ашады, деректерді SharePoint-тің қажетті өрістеріне көшіреді және дайын жазбаны сақтайды.
● ай сайын 33,3 сағат үнемдеу;
● бір операцияны өңдеу 2 минуттың орнына 20 секундты алады.
Кейс 5. Жеңілдіктер конструкторы бойынша шығындарды өтеу
Өтемақы мақұлданғаннан кейін соманы қызметтік жазбадан ішкі қаржы жүйесіне көшіріп, деректерді бухгалтерге жіберу қажет. Енді бұл ретті робот орындайды.
Ол өтінімді ашады, оны жұмысқа қабылданған деп белгілейді, мақұлданған соманы көшіреді, деректерді жүйеге енгізеді және ақпаратты бухгалтерге растау үшін жібереді.
● бір операцияны өңдеу 15 минуттың орнына 10 секундты алады.
Кейс 6. Жаңа қызметкерлерге қауіпсіздік техникасы бойынша курстарды тағайындау
Жаңа қызметкерлерге міндетті оқытуды уақтылы тағайындап, оның өтуін тексеру қажет. Робот есепті қалыптастырады, кандидаттың деректерін толтырады және қажетті курсты тағайындайды.
Оқыту аяқталғаннан кейін робот өткен модульдер бойынша ақпаратты жинақтайды және қорытынды есепті қалыптастырады.
● бір операцияны өңдеу 4 минуттың орнына 2 минуттан аз уақытты алады.
Кейс 7. Қауіпсіздік техникасы бойынша курстарды қайта тағайындау
Егер қызметкер міндетті курсты аяқтамаса, оқытуды қайта тағайындау қажет. Бұрын маман әрбір пайдаланушының мәртебесін қолмен тексеруге мәжбүр болатын.
Енді робот оқыту жүйесінен қызметкерді табады, аяқталмаған курстардың бар-жоғын тексереді және оларды қайта тағайындайды.
● ай сайын 10,6 сағат үнемдеу;
● бір операцияны өңдеу 8 минуттың орнына 3 минутты алады.
Кейс 8. Жаңа қызметкерлерге сауалнама жіберу
Жаңа қызметкерлерден кері байланыс жинау үшін HR-команда алушылар тізімін үнемі жаңартып отыруы және әрқайсысына сауалнамаға сілтеме жіберуі қажет.
Робот жаңа қызметкерлер тізімі бар файлды ашады, ағымдағы айдағы деректерді таңдайды және корпоративтік сервис арқылы сауалнамаларды жібереді.
● бір операцияны өңдеу 1 минуттың орнына 30 секундты алады.
Кейс 9. Тасымалдау үшін тізімді қалыптастыру
Бұл сценарий клиенттерге қызмет көрсетуге қатысты. Тасымалдауды ұйымдастыру үшін қызметкерлердің ауысымдарын, мекенжайларын және қолжетімді машиналар туралы деректерді бір файлға жинау қажет.
Робот күндізгі ауысымдарды сұрыптайды, деректерді экспорттайды, оларды Excel-ге көшіреді, мекенжайлармен және машиналар тізілімімен біріктіреді және дайын тізімді сақтайды.
● ай сайын шамамен 23,8 сағат үнемдеу;
● бір операцияны өңдеу 60 минуттың орнына 14 минутты алады.
Бизнес не алады және неден бастау керек
Роботтандыру қайталанатын операцияларға және жүйелер арасында деректерді қолмен тасымалдауға кететін уақытты қысқартады. Командаларға енді бірдей әрекеттер тізбегін қайта-қайта орындаудың қажеті жоқ: құжаттарды ашу, ақпарат іздеу, деректерді көшіру және хаттар жіберу. Босаған уақытты қызметкерлер адамдармен жұмыс істеуге, процестерді дамытуға және сараптама мен шешім қабылдау қажет болатын міндеттерге бағыттай алады. Операциялар көлемі өскен кезде робот сол сценарийді орындауды жалғастырады, сондықтан бизнес қолмен орындалатын жұмыс жүктемесін пропорционалды түрде арттырмай процесті масштабтай алады.
Бастау үшін барлық процестерді бірден автоматтандырудың қажеті жоқ. Үнемі қайталанатын, түсінікті ережелер бойынша орындалатын және қызметкерлердің айтарлықтай уақытын алатын бір міндетті таңдау жеткілікті. Beeline Business командасы процесті талдайды, қолайлы сценарийді ұсынады, роботты әзірлейді және тексереді, шешімді енгізуге көмектеседі және қызметкерлерді оқытады. Іске қосқаннан кейін Beeline Business мамандары қолдау мен сүйемелдеуді қамтамасыз етеді.
Командаңыздың ең көп уақытын алатын процесті айтыңыз — Beeline Business мамандары Robee көмегімен оны автоматтандыру мүмкіндіктерін бағалауға көмектеседі. Бізге жазыңыз!