ТОП-5 ниш для роботизации бизнес-процессов

Бизнес-процесс — последовательность действий, которые приводят компанию к продаже или оказанию услуги. Отлаженные бизнес-процессы сокращают время достижения цели и помогают сосредоточиться на стратегических вопросах, но так или иначе занимают рабочие часы сотрудников на выполнение задач. В ситуациях, когда процесс прозрачен и формализован, можно переходить к автоматизации и роботизации бизнес-процессов. Практически в каждой нише можно автоматизировать процессы, и чем чаще выполняется один и тот же процесс, тем больше необходимость в его автоматизации.

Автоматизация бизнес-процессов — создание связей между действиями, которые выполняются по запрограммированной логике. Фактически это приложение, связывающее между собой разные программы, которые используются в работе. Выполнение действия в одной программе дает сигнал инициировать действие в другой. На примере 5 бизнес-ниш, рассказываем как и какие процессы можно автоматизировать.

Медицинские услуги

Запись пациентов к докторам — процесс, который должен учитывать множество факторов. От симптомов недомогания, с которыми обращается пациент, до наличия свободного времени доктора для встречи с пациентом. Обычно, распределением записи полноценно занимается специалист приемной: отвечает на звонки, задает первичные вопросы, чтобы понять, к кому на прием определить пациента, выискивает в общем числе записей доктора свободные временные окна и принимает решение о записи. Далее появляется необходимость уведомить пациента о сделанной записи, а ближе к запланированному визиту — напомнить пациенту о нем. Всю эту работу способны выполнять роботы, стоит только специалисту приемной определить профиль доктора. На основе этой входящей информации робот сам найдет свободное время, внесет в медицинскую CRM запись, настроит отправку подтверждения о записи и в нужное время отправит напоминание.

Бухгалтерия

В работе бухгалтера сотни повторяющихся операций, каждая из которых отнимает уйму времени. Например, отправка актов сверок контрагентам. Если компания не большая и в числе контрагентов до 10 компаний, то сформировать акт сверки по каждому из них и отправить на почту контрагента не кажется чем-то страшным. Но когда контрагентов несколько сотен, у бухгалтера возникает вопрос, когда ему заниматься другой работой, которая тоже входит в его обязанности. Этот процесс можно автоматизировать. Для этого следует определить круг контрагентов, выбрать дату для формирования актов и связать бухгалтерскую базу данных с почтой. Далее при запуске автоматизированного процесса программа сама сформирует акты сверки по каждому контрагенту и сама напишет письмо на привязанную к контрагенту электронную почту.

Торговля

Если в случае с бухгалтерией бизнес-процесс инициируется на стороне компании, то в торговле их могут начинать потенциальные покупатели. Обращаясь к крупному продавцу электроники с запросом на предоставление коммерческого предложения, сотрудники начинают формировать документ в соответствии с параметрами запроса. Сначала менеджер ищет устройства по подходящим параметрам, далее уточняет наличие, затем выбирает размер скидки и только потом отправляет предложение клиенту на почту. Если передать процесс заполнения нужных параметров в специальную форму самому покупателю, то всю остальную работу сможет сделать автоматизированный процесс. Через доступ к базе данных, где хранятся характеристики устройств, их цены и информация о наличии, робот самостоятельно выберет подходящие устройства, создаст документ и отправит его на почту, указанную клиентом в форме. Причем скорость выполнения этой задачи роботом будет значительно быстрее, чем у человека.

Образование

В этой сфере роботизация процессов может помогать в операционных вопросах, связанных с работой со студентами. Например, при численности студентов в несколько десятков тысяч человек много времени занимают процессы по контролю оплаты, выделении льгот и распределению мест в общежитиях. Автоматизированный процесс контроля оплаты может ежемесячно формировать отчет по должникам и отправлять им уведомления о необходимости внесения оплаты. Для предоставления льгот автоматизированный процесс может проверять успеваемость каждого из студентов и сверять с критериями для выделения льгот. Совпадения по критериям с успеваемостью дают роботу сигнал включить студента в список льготников. Такие процессы можно настроить на автоматический запуск после получения результатов успеваемости за семестр.

Репортинг

В каждой из ниш выше мы так или иначе касались вопроса формирования отчетов. Фактически, это отдельное направление, которое подходит для любого бизнеса, потому что в каждом из них есть бухгалтерские отчеты, отчеты по продажам, отчеты по выполнению планов и многие другие. Зачастую сложность формирования этих отчетов связана с тем, что данные хранятся в разных форматах и программах. Автоматизация процесса формирования отчета предусматривает установку связей между различными программами, определение данных, которые требуются для отчета и формирование единого документа по заранее созданному шаблону. Время, которое тратят человек и робот на сопоставление массивов данных и приведение их в читаемый вид несопоставимо.

Автоматизировать можно любой процесс. Главное, чтобы он был максимально четким, формализованным и находился в цифровой плоскости. В Beeline Казахстан уже давно используют инструменты автоматизации процессов и экономят благодаря этому 84000 рабочих часов сотрудников ежегодно. Свой опыт в этом направлении Beeline также переносят и на другие компании. На официальной странице услуги рассказываем, как получить предложение Beeline по роботизации процессов для любого бизнеса.